FAQ mediation

Wat is een conflict?

Ieder mens heeft een eigen beleving over wat hij als conflict ervaart in relatie met een ander binnen een bepaalde context. In de praktijk blijkt er een taboe te rusten om problemen een conflict te noemen. Men spreekt liever van ruzie, spanningen, verziekte werksfeer, en verschil van inzicht.Hoe u het ook noemt, als u vindt dat er een grens van het aanvaardbare wordt overschreden, dan kunt u spreken van een conflict. En in dat geval kunt u een mediator inschakelen.

 

Welke vormen van conflictoplossing zijn er?

  • De partijen lossen het conflict zelf op (indien dit lukt vaak de beste oplossing);
  • De partijen lossen het conflict zelf op met behulp van een niet professionele derde (bijvoorbeeld familielid, vriend of relatie);
  • De partijen lossen het conflict zelf op met behulp van een professionele derde (bijvoorbeeld mediator of adviseur);
  • De partijen laten een uitspraak doen over het conflict (bijvoorbeeld door een rechter of arbiter).

 

Wanneer mediation?

Onderstaande punten geven een indicatie wanneer mediation aan de orde is:

  • Er zijn mogelijkheden voor een redelijke oplossing;
  • De partijen zelf zijn teveel betrokken bij de zaak om nog objectief / neutraal te handelen;
  • De betrokkenen willen snel een einde maken aan het conflict;
  • Het in stand houden van een relatie is belangrijk;
  • Het beëindigen van een relatie kan het beste zorgvuldig gebeuren;
  • Een rechterlijke uitspraak lost het (achterliggende) conflict niet (geheel) op;
  • Het is wenselijk om eigen keuzes te maken in plaats van een uitspraak te laten doen door een derde;
  • Geheimhouding is van belang;
  • De zaak is technisch ingewikkeld en/of specialistisch complex;
  • Het gaat om communicatiestoringen.

 

Wanneer kunnen andere methodes gewenst zijn?

  • Het belangrijk is dat de rechter zich over deze zaak (openbaar) uitspreekt (bijvoorbeeld bij jurisprudentievorming);
  • Een partij is niet in staat verantwoordelijkheid voor besluiten te dragen;
  • Een partij baat heeft bij vertraging (er speelt bijvoorbeeld een geheime agenda);
  • Een eerdere mediation poging mislukt is;
  • Er geen keuzevrijheid bestaat;
  • Bij gevaar voor geweld;
  • Bij moeilijk te compenseren machtsongelijkheid;
  • Wanneer een partij aantoonbaar te kwader trouw is

 

Wat zijn de directe en indirecte kosten van conflicten?

  • Aantasting reputatie;
  • Verlies of beschadiging van relaties;
  • Missen omzet;
  • Effect op publieke beeldvorming;
  • Uitgestelde of afgelaste projecten;
  • Verloren werktijd;
  • Effect op persoon / emoties / verlies van levensvreugde;
  • Effect op persoonlijke relaties;
  • Deadline niet kunnen halen;
  • Honorarium adviseurs/advocaten;
  • Proceskosten.

 

Wat kost mediation?

  • Naast uw eigen tijd betaalt u de mediator per uur.
  • De kosten van de mediator(s) worden normaliter verdeeld over beide partijen.
  • (Hiermee is het dus eigenlijk direct al voordeliger dan bij het inschakelen van advocaten.)
  • De tarieven per uur van een mediator zijn vergelijkbaar met een advocaat of adviseur.
  • Naast de kosten per uur kan het voorkomen dat er in overleg met de partijen aanvullende kosten gemaakt worden voor zaken zoals zaalhuur en dergelijke.
  • Het aantal uren dat een mediator nodig heeft is bijna altijd een stuk minder dan die voor een advocaat. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt omdat mediation toekomst- en oplossingsgericht is en er nauwelijks dossieropbouw nodig is.

 

Is mediation effectief?

Ervaringscijfers van de laatste jaren tonen een slagingspercentage van zakelijke mediation op 86%. Dit komt overeen met internationale cijfers die bijna altijd boven de 80% uitkomen.
Het merendeel van de mediations is binnen de 16 mediationuren afgewikkeld.
Het merendeel van de mediations heeft een kortere doorlooptijd dan 1 maand na de start van de mediation.
Stichting-Schild BV streeft er na om binnen 3 werkdagen na aanvraag minimaal één geschikte mediator aan de opdrachtgever(s) voor te stellen.
Het binnen een paar weken positief beëindigen van het betreffende conflict is daarom eerder regel dan uitzondering.

 

Hoe werkt mediation?

Er worden, onder begeleiding van de mediator, gesprekken gevoerd over alle zaken die binnen de conflictomschrijving passen. De conflictomschrijving wordt in de eerste sessie gezamenlijk vastgesteld en omschreven in de mediationovereenkomst. De gesprekken worden voorgezet totdat er een aanvaardbare oplossing is waar alle partijen zich in kunnen vinden. Vaak wordt de oplossing in een vaststellingsovereenkomst vastgelegd. De mediator heeft de taak partijen te helpen om alternatieven te zoeken om tot een werkbare oplossing te komen. De partijen maken zelf hun keuzes.

 

Wat zijn de fases van mediation?

  • Intake gesprek (vaak gezamenlijk, soms individueel);
  • Gezamenlijke startbijeenkomst (mogelijk gecombineerd met intake);
    • ondertekening de "mediationovereenkomst".
    • omschrijving van het conflict of de problemen.
  • Exploratiefase;
  • Onderhandelingsfase;
  • Afrondingsfase;
    • ondertekening van een "vaststellingsovereenkomst".
    • herstellen van de relatie.

 

Wat is een mediationovereenkomst?

In de mediationovereenkomst zijn de spelregels van het mediationproces opgenomen zoals; vrijwilligheid, vertegenwoordiging, rol van de mediator, vertrouwelijkheid, zelfwerkzaamheid, staken of opschorten van juridische procedures en vrijwaring om de mediator in een proces als getuige op te roepen.
In de mediationovereenkomst verklaren partijen ook zich in te spannen om hun conflict samen op te lossen. Het mediation proces mag dan informeel zijn, de overeenkomst onderstreept het zakelijke en professionele karakter. Klik hier voor een concept mediationovereenkomst.

 

Wat is een vaststellingsovereenkomst?

In een vaststellingsovereenkomst worden de zakelijke en persoonlijke rechten tussen partijen vastgesteld en de definitief gemaakte afspraken omschreven. Het kan worden gezien als een contract waar de door de partijen gekozen oplossing in geregeld is. Alle partijen ondertekenen de overeenkomst. Klik hier voor een concept vaststellingsovereenkomst.

 

Wat is een caucus?

Een gesprek van de mediator met een van de partijen. Waar nuttig houdt de mediator soms individuele gesprekken. Deze zijn en blijven vertrouwelijk. In de gezamenlijke sessies worden dergelijke individuele gesprekken gemeld met een korte samenvatting van wat besproken.

 

Op welke manier kan een mediation eindigen?

  • Het conflict is opgelost, het resultaat wordt vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst.
  • het conflict is gedeeltelijk opgelost, in de vaststellingsovereenkomst wordt aangegeven waarover men overeenstemming heeft en op welke punten niet. Soms worden de overgebleven punten aan de rechter of arbiter voorgelegd.
  • Partijen komen tot inzicht dat zij op deze wijze niet verder kunnen, en besluiten om externe ondersteuning te zoeken zoals een management- of organisatieadviseur, of een coach (bij persoonlijke conflicten).
  • De mediation stopt voortijdig doordat één partij besluit te stoppen. Het conflict blijft bestaan en wordt via een andere weg (meestal een procedure) beslecht.
  • De mediator besluit de mediation te beëindigen bijvoorbeeld omdat partijen geen inzet tonen om er gezamenlijk uit te komen of afspraken niet nakomen.

 

Wat zijn de randvoorwaarden voor mediation?

De verplichting om zich in te spannen om er "iets van te maken". De mediation is niet een vrijblijvend praatje onder toeziend oog van een derde. De partijen dienen ervoor open te staan om naar elkaar's argumenten te luisteren. Er moet bereidheid zijn om naar mogelijke alternatieve oplossingen te zoeken. Dat betekent dat de partijen bereid zijn om te onderhandelen over mogelijke oplossingen.

 

Waar kunnen zakelijke conflicten zich bijvoorbeeld voordoen?

Organisatie versus werknemer: Individueel arbeidsconflict.
Organisatie versus groep werknemers: Collectief arbeidsconflict.
Organisatie versus bedrijf: Koop/verkoop conflict of huur/verhuurconflict.
Organisatie versus overheid: Vergunningsconflict of bestemmingsplanconflict.
Organisatie versus omgeving: Leefomgeving-, hinder-, of overlastconflict.

 

Wat doet de NMI?

Het NMI is het Nederlands Mediation Instituut dat een register bijhoudt van de ingeschreven mediators. Het instituut is een onafhankelijk instituut dat het instrument mediation in Nederland promoot. Verder richt het instituut zich op kwaliteitsborging en kwaliteitsverbetering van mediation en de mediators in het algemeen in Nederland.

 

Wat is het NMI Mediation Reglement?

Dit reglement is opgesteld door het Nederlands Mediation Instituut, hierin zijn gedrag- klacht en tuchtregels zijn opgenomen voor de geregistreerde mediator. In de mediationovereenkomst wordt naar dit reglement verwezen, zoals naar algemene voorwaarden.

 

Is er een klachtregeling betreffende mediators?

Ja, er is een klachtenregeling waarbij de mediator en de klager voor de klachtencommissie verschijnen om hun klacht voor te leggen.

 

Is er een tuchtregeling voor mediators?

Ja, er is een tuchtregeling waarbij de mediator voor de tuchtcommissie moet verschijnen waarbij over zijn gedragingen een oordeel wordt geveld.

 

Wat is een Geregistreerde Mediator?

Een mediator die een speciale opleiding daarvoor met goed gevolg heeft doorlopen mag zich bij het NMI inschrijven. De bij het NMI ingeschreven mediator moet zijn mediations doen volgens de regels zoals in het NMI Mediation Reglement zijn opgenomen. De mediator moet daarnaast jaarlijks een aantal mediation vakopleidingen volgen om geregistreerd te blijven.

 

Wat is een Gecertificeerde Mediator?

Een Gecertificeerde Mediator is een ervaren mediator die voldoet aan zwaardere eisen dan de Geregistreerde Mediator. De Gecertificeerde Mediator dient bijvoorbeeld jaarlijks twee maal zoveel Persoonlijke Educatiepunten te behalen dan de Geregistreerde Mediator. Daarnaast moet hij aantoonbaar voldoende mediations uitvoeren conform de daaraan te stellen NMI-regels. Deze certificering is gebaseerd op de Europese norm EN 45013. Het onafhankelijke certificeringinstituut DNV (Det Norske Veritas) controleert de afgegeven certificaten.

 

Wat is co-mediation?

Een extra mediator die wordt ingeschakeld bij het proces: er is dan meestal sprake van twee mediators die de mediation uitvoeren. Meestal wordt hiertoe overgegaan bij zaken die zeer complex van aard zijn, indien er meer dan twee partijen aanwezig zijn of bij specialistisch getinte zaken.

 

Waarom is er soms meer dan één mediator nodig?

Een tweede mediator kan specialistische kennis binnenbrengen. Maar een tweede mediator kan ook ingezet worden om tot een versnelling van het mediationproces te komen.